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    学生工作处
    哈尔滨石油学院学生档案管理规定

        学生档案工作是学生工作的重点组成部分。为加强学生档案管理,有效地发挥学生档案在学校教育管理工作中的作用,根据有关规定,并结合我实际,特制定本规定。

    一、学生档案工作人员的职责和任务

       学生档案暂由学工处学籍管理部门统一管理。学生档案管理人员必坚决贯彻党和国家的保卫、保密制度。要严格管理,认真负责,保证学生档案的绝对安全。

       学生档案管理工作人员有如下职责:

       1、负责学生档案的收集、整理、归档工作;

       2、负责学生档案内容的函调工作;

       3、负责查阅内容的函调工作;

       4、新生入学资格复查期间内(入学三个月内),完成档案的复查工作,对有问题的档案提出处理意见并以书面形式及时通报有关领导和学工处;

       5、负责档案的安全保卫工作;

       6、负责档案的收发传递工作;

       7、有关学生档案的其他工作。

    二、建档范围

       凡国家计划招收的本、专科学生,在校学习期间的有关材料,均属建档范围,主要包括:

       1、学生入党、入团材料及入党重点培养对象材料;

       2、奖励处分材料;

       3、政治审查材料;

       4、学习成绩单;

       5、毕业生登记表;

       6、学生个人自传;

       7、毕业生体检表;

       8、大学生体育合格标准登记卡;

       9、毕业生就业派遣通知书副本;

    10、反映学生在校情况的其他材料。

    11、毕业生资格审查表

    三、档案清理

      (一)招生结束后,学籍管理部门会同各二级学院辅导员对新生档案进行认真检查,若发现材料漏缺,应及时同有关部门核实。

       新生档案内容包括:

       1、高中毕业生登记表及成绩单;

       2、党、团员材料;

       3、高中阶段的鉴定、体检表;

       4、反应学生高中阶段情况的其他材料;

       5、普通高校招生报考登记表;

       6、高考体检表;

       7、考生政治思想品德考核表;

       8、体育达标表;

       9、高考成绩单;

       10、其他材料。

      (二)各二级学院辅导员应在每学期末对学生在本学期内的有关奖惩材料进行认真审核,并及时报学籍管理部门归档。

      (三)学生毕业离校前应按建档范围进行认真清理,发现遗漏应及时补全。

    四、档案查阅

       1、要建立学生档案查阅登记制度。

       2、查阅学生档案原则上只能在档案室查阅,不得带走。

    3、查阅档案仅限于从事学生教育管理工作的人员,外单位查阅学生档案须二人以上持单位证明,并经有关领导同意方可查阅。

       4、如需摘抄、复印,须将摘抄复印后的材料,交学生档案管理人员核对后加盖学工处公章方能生效。

       5、查阅人员必须遵守保密制度,必须自觉维护、?;ず玫蛋?。不得在材料上随意涂改、撤换材料,更不能由本人或亲属随意翻阅。

    五、档案的管理

       1、要做到学生档案有专人、定点、集中统一管理,确保安全。

       2、档案的保管范围为:在籍学生、保留学籍学生及休学学生的档案均属保管范围。转学、退学、开除学籍及死亡学生的档案均不属保管范围,应该据情况及时转交有关部门。

    六、档案的转递

    1、学籍科要建立学生档案的收发登记制度,收发学生档案要有交接人签字手续。

    2、毕业生离校由招生就业办公室将毕业档案及时转寄毕业生就业单位(按EMS或机要件专递)。

    3、有特殊问题需缓发的档案,待问题处理结束后要及时将档案转出。

    4、考取研究生、第二学位需要提前调档的,各二级学院接到调档函后,会同学籍管理部门将学生档案认真清理审核后发往调档学校。

    5、要及时清理转回的毕业生档案回执,要建立登记制度。对未收到回执的应与接受单位联系及时解决,防止出现差错。

    6、应届毕业生个人申请缓发档案,需向校主管部门交纳邮寄费,学校负责保管三个月。超过三个月,学校按生源地址将档案寄回。对因邮寄地址不详,本人又不积极提供邮寄地址等原因被机要部门退回的档案,要收取一定的保管费。

     

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